재택근무 가이드 필수 항목

출처 : 출처 : 인재경영 2020년 5월호 2020년 5월호 

 

1. 개요

코로나19로 인해 재택근무에 대한 관심과 수요가 증가하고 있지만, 기존과 다른 업무 방식으로 인한 생산성 저하, 근로자의 소속감 저하 등을 우려하여 재택근무의 즉각적인 시행은 주저하고 있다. 재택근무는 기존에 해보지 않은 방식이지만, 적절히 활용했을 때에는 일과 생활의 밸런스, 근로자의 조직 만족도 상승과 함께 생산성도 높일 수 있는 업무 방식이다.

재택근무를 단순한 근무 장소의 변경으로 보는 관점은 재택근무를 시행하기 어렵게 만드는 요인중에 하나이다. 재택근무는 근무 장소를 회사에서 집으로 변경하는 것이 아니다. 업무 방식이 바뀌는 것이며, 이는 조직문화의 근간을 흔들 수 있는 중요한 사안이다. 재택근무를 시행하기 위해서는 취업규칙과 근로계약서에 문구 몇 줄을 추가하는 것 외에도 업무를 어떻게 해야 하는지, 자택에서 어떻게 행동해야 하는지, 보안은 어떻게 유의해야 하는지 등을 소상하게 규정하고, 근로자에게 안내하는 것이 필요하다. 이러한 노력은 기업과 근로자 모두에게 주어질 수 있는 혼란을 줄일 수 있는 방법이다.

2. 재택근무 가이드 필수 요소

한국에서 재택근무는 외국계 기업과 스타트업을 중심으로 시행해 왔다. 이 기업들은 본연의 업무 방식에 대해 장기간 고민하고, 생산성을 높일 수 있는 방법 중 하나로 재택근무를 선택했다. 그러나, 코로나19로 인해 재택근무를 선택해야 하는 많은 기업들은 본인들의 업무 방식에 대해 고민할 시간이 부족하기 때문에, 성공사례를 중심으로 벤치마킹하여 시행하고자 한다. 인터넷에 존재하는 10개 남짓의 문장으로 이루어진 재택근무 가이드로 업무 방식을 변경할 수 있다고 생각하는 사람은 없을 것이다. 그 10개의 문장이 도출되기 위해 많은 조사와 협의가 있었으며, 그 협의보다 더 많은 시행착오가 있었기 때문이다. 그러면, 당장 재택근무를 시행해야 하는 기업은 재택근무를 바로 반영을 할 수 없는 것인가? 업무 방식의 변경을 즉각적으로 이루어 낼 수 있는 회사는 없다. 하지만, 재택근무에 대해 각 요소별로 고민하고, 근로자와의 협의를 통해 지속적으로 변화하고 수정하는 형태의 재택근무 반영은 가능하다. 재택근무 가이드는 기존 업무 방식의 변화 방향과 제도, 환경, 보안 등 제반사항에 대한 변화까지도 포함하여야 한다. 그렇지 않으면 구성원들의 혼란으로 생산성이 저하되는 것은 불 보듯 뻔한 일이다. 

A. 업무 방식

재택근무는 업무를 준비하고 진행하는 방식이 기존 통근 때와는 다르기 때문에 제도와 규정, 업무 수행을 위해 서로 커뮤니케이션, 수행한 업무 결과의 저장, 업무와 휴식을 명확하게 분리하는 방법 등에 대한 내용이 재택근무 가이드에 꼭 포함되어야 한다.

              i.  근무 환경

근무 환경은 재택근무를 수행하는 장소의 환경 구축과 함께 취업규칙, 근로계약서와 같은 법률 적용에 대한 정리, 인사제도의 적용 방법 등을 말한다. 고용노동부에서 발표한 『재택근무 가이드라인』에는 재택근무 적용 적합 직무, 취업규칙•근로계약서의 근무 장소 관련 항목의 변경부터 재택근무 설비 구축을 위한 비용의 부담 주체까지 안내하고 있으나, 재택근무 대상자의 인사제도 적용과 관련된 내용은 각 기업 내에서 자체적으로 시행하도록 하고 있다. 따라서, 재택근무를 위한 인사제도를 개정하기 위해서는 대상과 방법에 대한 상세한 가이드가 포함되어야 한다.

통근 시에 적용되던 각종 복지와 보상 항목의 적용 여부가 가이드에 반영되어야 하는 것은 반드시 필요한 항목 중 하나이다. 예를 들어 통근비, 유류지원비 등의 통근 관련 보상 항목의 지급 여부를 결정해야 하며, 유연근무제의 선택 등에 대한 적용 여부 등은 가이드에 포함되어야 한다. 통근자와 재택근무자가 혼재된 기업의 경우, 재택근무자의 적용 기준을 상세히 정해 두지 않으면 재택근무자는 피해를 보고 있다고 오해할 수 있기 때문에 이를 사전에 회피할 수 있는 재택근무 가이드가 필요다.

             ii. 연결(Connection) 방법

재택근무는 근무 장소가 분리되어 있는 만큼 근로자 상호간의 온라인 연결이 시작되어야 업무를 시작할 수 있다. 하지만, 온라인 연결은 각 객체가 동시에 커뮤니케이션 하는 동기적 커뮤니케이션(Synchronous Communication)보다 무전기와 같이 객체간 비동기적 커뮤니케이션(Asynchronous Communication)이 더 많이 발생한다. 따라서, 특정한 시간과 방식을 정해두지 않으면 근로자 간의 연결이 양호하지 않으며, 각 근로자가 달성한 성과의 방향이 회사의 방향과 맞지 않게 되는 경우가 존재하여 생산성의 저하를 초래할 수 있다.

근로자 간의 연결은 업무와 개인의 영역에서 사전에 가이드 되어 있어야 한다. 업무영역에서는 상호 연결을 시작하는 출근시간, 업무 계획을 공유하고, 수행한 업무 결과를 보고하는 방법, 업무와 개인을 분리하는 퇴근시간을 어떻게 알릴 것인지에 대한 방법 등을 사전 협의하여 공유해야 한다. 또한, 회의의 경우 회의 Agenda를 어떻게 공유할 것이며, 회의 주체자가 선정하는 대상은 발언을 해야 하는 등의 적극적인 회의를 위한 커뮤니케이션 방법을 사전에 정의하고 가이드 해야 한다.

연결과 관련된 항목은 스타트업에서 다양한 형태로 활용하고 있으며, 각 기업과 조직의 상황에 적합한 방식으로 선정하여 적용하되, 합리적인 방법으로 인정받기 위해서는 모든 조직원의 협의를 통해 결정해야 한다.

            iii. 저장(Saving) 방법

재택근무는 관리자의 가시 범위 밖에서 근무를 하며, 근로자가 스스로의 의사결정에 따라 업무를 진행해야 한다. 따라서, 본인의 업무와 관련된 내용은 재택근무자가 모두 인지하고 있어야 하며, 이를 모르는 경우에 업무 성과에 차질을 빚을 수 있다. 즉, 업무의 계획을 저장하고, 그 결과를 공지하며, 진행되는 회의의 내용을 저장하여 관련이 있는 팀원들에게 공유하는 것은 선택이 아닌 필수이다.

어디에 저장하고, 어떻게 저장하며, 어떻게 공유할지가 가이드에 포함되어야 업무와 관련된 내용을 제대로 파악하고, 올바른 방향의 성과를 창출할 수 있다. 슬랙(Slack), 구글의 공유 시스템 등을 이용하는 것이 일반적이나, 단순히 시스템을 적용하기 보다는 무엇을 업로드하며 언제 업로드 해야 하는지를 사전에 가이드 하는 것이 재택근무로 인한 생산성의 저하를 방지하는 방법이다.

            iv. 분리(Disconnection) 방법

재택근무자가 가장 어려워하는 것은 업무 공간과 생활 공간의 명확한 분리이다. 많은 재택근무 가이드가 공간의 분리를 명확하게 하기 위해 어떠한 노력을 해야 하는지를 설명하고 있다. 하지만, 업무 공간과 생활 공간이 동일한 장소에 존재하는 만큼, 업무 시간과 휴게 시간에 대한 명확한 분리는 업무를 위한 연결만큼 중요한 부분이다. 업무 시간의 종료를 알리는 특정 방식이 필요한 것이다. 업무를 종료함에 있어, 기존 통근시에 존재했던 퇴근이라는 행위가 부재하기 때문에 이를 대신할 커뮤니케이션 방식이 필요하다. 간단하게는 단체 메신저방에 메시지를 남기는 형태부터 공식 시스템에 퇴근을 선택하는 방식 등 여러가지가 있을 수 있다. 메시지를 언제 어떻게 남기자고 정하지 않으면, 상사의 눈치를 보다 결국 아무도 퇴근 메시지를 남기지 않는 형태로 귀결될 것이다. 퇴근 알림을 쉽게 만들어주는 노력은 관리자가 근로자의 업무 외 시간을 챙겨주려는 노력으로 보일 수 있으며, 이는 재택근무의 효율성을 제고하는데 큰 도움이 된다.

연장근로와 휴일근로, 휴가 등은 기존에 시스템을 이용하여 승인을 받는 경우가 많으므로, 해당 시스템을 그대로 사용할 수 있다. 재택근무자의 퇴근, 점심시간 등을 공유하는 방식에 대해서도 근로자 간의 협의를 통해 사전 가이드를 수립하고 안내해야만 재택근무로 인한 혼란을 줄일 수 있게 된다.

B. 행동 요령

재택근무는 근로자의 가시 범위 밖에서 근로하기 때문에 근로자의 일탈 행동에 대한 즉각적인 제재가 어렵다. 그러나, 근로자의 행위 자체가 일탈 행동인지 모르는 경우도 존재하여 사전에 어떠한 행동이 일탈행동인지를 선제적으로 정해두고, 이에 대한 페널티(Penalty)를 정해 두는 것이 중요하다.

재택근무 시의 일탈 행동은 통근의 일탈 행동과 크게 다르지 않다. 다만, 이에 대한 적발은 통근보다 어렵다. 일반적인 일탈 행동에는 별도의 승인 없이 장시간 자리를 비우는 이탈, 연결 시도를 의도적으로 거부하는 불응, 업무의 마감 기한을 다양한 변명으로 연장하는 태업 등이 있다.

              i. 이탈

자리를 이탈하는 행위는 근로자가 쉽게 행동할 수 있는 일탈 행위 중 하나이다. 잠시 자리를 벗어나 휴게시간을 갖는 것까지 관리자가 제재하는 것은 아니나, 장시간의 이탈 행위 또는 관리자가 근로자의 이탈을 인지하지 못하도록 매크로 프로그램 등을 사용하고 이탈하는 행위는 분명한 제재가 필요하다. 이를 방지하기 위해서는 근무 시에 지속적으로 커뮤니케이션을 시도하고, 업무 진행상황에 대한 주기적인 보고와 협업을 통한 업무 진행 방식이 사전에 규정되어야 한다. 또한, 자리에 배석한 것처럼 위장하며 이탈한 경우에는 사전에 규정된 인사 조치로 일벌백계하여 다른 직원들도 이러한 행위를 시도하지 않도록 하는 것이 중요하다.

             ii. 불응

통근 시에 불응은 단순한 불만 표출 행동으로 볼 수 있지만, 업무를 위해 연결이 필수적인 재택근무 체계 하에서는 업무를 방해하는 요인으로 작용하게 된다. 불응은 다양한 커뮤니케이션 방식을 모두 거부하고 응답을 진행하지 않는 행위이며, 이는 재택근무를 불가능하게 하는 중요한 일탈 행위이다. 따라서, 커뮤니케이션을 여러 번 시도한 근거가 명확해야 하며, 사전에 정해둔 연결의 규정에 따라 회신 시간을 기다렸다가 불응 여부를 본인에게 확인하는 것이 일탈행동으로 볼 수 있는 관건이 된다.

불응은 일탈 행위자의 변명에 의해 쉽게 아니라고 주장할 수 있기 때문에, 가능한 커뮤니케이션과 정해진 기준에 따라 연결을 시도하고, 그 내용을 저장해 두는 것이 일탈 행위를 방지하는 데에 도움이 된다. 따라서, 연결의 기준에 따라 얼마만큼의 시간과 시도를 통한 연결 노력에 회신하지 않았을 때에 불응에 해당하며, 불응 시에 어떠한 페널티가 있는지를 사전에 협의를 통해 가이드 해야 한다.

            iii. 태업

태업은 업무의 성과에 대한 측정이 어려울수록 발생하기 쉽다. 꼭 재택근무가 아니더라도 태업은 일어날 수 있으나, 재택근무 시에는 태업에 대한 확인이 늦고, 발견한 이후의 수습이 매우 어려울 수 있다. 따라서, 업무의 마감 시기를 모두 공유하여 팀원 상호간에 적정한 업무 마감 일정을 확인할 수 있게 하는 것이 태업을 방지할 수 있으며, 재택근무자의 업무 성과에 대해 명확하게 평가는 방법을 사전 수립하여 공유하는 것도 좋은 방법이다.

C.  보안 지침

재택근무는 인트라넷을 벗어난 범위에서 근무하기 때문에, 외부 침입에 상당히 취약할 수 있다. 재택근무의 관심이 높아지면서 보안업체의 재택근무 대상 보안 시스템을 다양하게 제시해 주고 있다. VPN, 클라우드 서비스(Cloud Service)의 활용 등으로 외부 침입을 일부 방지할 수 있으나, 재택근무자의 보안에 대한 인식이 부재한 경우에는 랜섬웨어의 감염 등으로 보안에 심각한 위험에 노출될 가능성이 매우 높다. 재택근무자를 대상으로 한 보안 교육, 지속적인 보안 업데이트 시행 등을 가이드하는 것은 재택근무 보안을 위한 필수 항목이다.

재택근무자의 보안 의식이 제고되지 않으면 보안 문서에 대한 내부 유출은 더욱더 쉽게 이루어질 수 있다. 출력과 이메일, 메신저 등의 파일을 이용한 내부 유출은 쉽지 않도록 다양한 프로그램으로 방지할 수 있으나, 모니터를 촬영하여 외부로 유출하는 방식은 어느 상황에서도 막기 어려운 방법이다.

다만, 다양한 방식으로 보안에 대해 교육하고, 안내하며 보안 위반에 대한 페널티를 명확하게 가이드하는 것은 잠재적 내부 유출을 약간이라도 막을 수 있는 방법이다. 

3. 결론

재택근무는 장소의 변경이 아니라 인식의 변화가 필요한 업무 방식이다. 코로나19로 재택근무를 시작한 기업의 혼란은 재택근무를 장소의 변경으로 인지하고 쉽게 생각한 부분이 존재한다. 업무에 대한 인식, 커뮤니케이션에 대한 인식, 근로자 행동에 대한 인식 및 보안에 대한 인식이 모두 변화되어야 재택근무를 제대로 시작할 수 있다. 인식의 변화는 많은 시간을 필요로 하는 과정이다. 업무, 행동, 보안 등에 대한 세사한 가이드는 재택근무를 시행하기에 필수적인 요소이지만, 사전에 업무를 분류하고 각 업무의 내용이 정의된 직무분석이 수반되는 것이 가장 효과적인 방법임을 인지해야 할 것이다.