출처 : 인재경영 2009년 12월호
Training+Development Review
채용을 하느냐 안 하느냐, 그것이 문제로다!
오늘날 대부분의 회사가 재정적인 부담을 안고 있는 것은 마찬가지며 사업은 끊임없이 돌아가야 한다. 만약 결원이 생기면 조직은 그 상태를 유지하기 어렵다. 이것이 바로 회사들이 경제적인 난관 속에서도 지속적으로 채용을 진행하는 이유이다.
바야흐로 인재시장은 직업을 찾고 있는 인력들로 넘쳐나기 때문에 선발은 쉽게 이루어질 지도 모른다. 하지만 진짜 문제는 경제침체의 시기에 인재를 유지하는 것이다. 많은 조직이 어느 정도의 시간을 신규입사자 오리엔테이션에 투자해야 하는지 고민한다. 시간과 자원을 투자해서 의미있고 인력유지에 도움이 되는 오리엔테이션 프로그램을 구성하기 위해 노력한다.
이러한 노력을 경주하지 않은 많은 고용주들은 새로 채용한 인력을 첫 3~6개월 안에 잃고 만다. 상당수 퇴사자 인터뷰에서 다음과 같은 이야기를 반복해서 들을 수 있다. “출근 첫날 회사가 나의 출근에 대한 전혀 준비가 되어있지 않아 보였다”, “출근 첫날 회사가 나를 지원해주는 기분이 들지 않았다.”
오리엔테이션은 인사관련 서류, 세금 정산 서류, 기밀 동의서 등과 관련된 업무를 포함한다. 이러한 서류들은 중요하면서도 꼭 필요한 것들이며 신규입사자가 첫 출근 날 그들의 상사를 만났을 때 바로 이루어 져야 한다. 여기에 “특별함”을 더하자면 신규입사자를 그들 상사의 사무실까지 에스코트 하거나 상사가 회사 입구에서 맞이하는 것을 포함할 수 있다. 결국 모든 건 첫인상에 달린 것이다.
회사가 매주 1명 또는 10명의 신규입사자를 채용하더라도 오리엔테이션은 매번 같은 요소로 진행되어야 한다. 물론 1:1이냐 그룹이냐에 따라 오리엔테이션 방식은 달라질 수 있다.
신규입사자의 조직으로의 자연스러운 동화를 위해서는 반드시 HR, 교육팀, 관리자/상사가 서로 파트너가 되어 진행해야 한다. 각 부서/주체의 R&R을 정립하여 새 직원에게 회사를 소개하는 것이 자연스럽고 의미 있도록 하여야 한다. 오리엔테이션은 신규입사자에게 조직이 그들을 기다리고 있었다는 느낌을 전달할 수 있어야 하며 바로 이것이 신규입사자로 하여금 기쁘게 회사에 입사할 수 있도록 만드는 것이다. 다음의 주제들은 각 부서/주체가 나누어서 고려해야 할 사항들이다.
물론 이 외에도 회사, 직무의 성격에 따라 고려되어야 할 사항들은 많다. 상위 주제들은 예시이며 오리엔테이션 준비를 위한 출발점이 될 것이다. 각 부서/주체는 서로 진행해야 할 부분을 나누고 진행 사항들을 정리한다.
HR에서 사내 규정, 절차, 안전수칙에 관한 내용을 담당하고 교육팀에서는 회사의 연혁, 조직문화, 향후 교육 일정에 관한 내용을 담당하고, 관리자는 직무와 관련된 주제를 담당하는 것이 자연스럽고 원활할 것이다. 다양한 인력 투입은 신규입사자가 오리엔테이션 기간 동안 인적 네트워크를 형성하는 데에도 도움이 될 것이다.
신입 채용 시기에는 이미 관리자들은 결원의 상태로 몇 주, 몇 달을 유지해오며 지금까지 두 배의 업무를 감당해왔으며 밀린 업무와 넘쳐나는 이메일에 시달리고 있었을 것이다. 그렇다고 오리엔테이션을 미루고 새로운 부서로 보내 바로 업무를 시작하게 하는 것은 결코 바람직하지 못하다. 관리자들은 그들의 도움이 시급하기 때문에 오리엔테이션 프로세스를 단축시키고 신속한 업무 착수를 유도하지만 그러한 행동은 신입인력이 상사와, 직무, 회사를 잘 따라가지 못하게 만드는 요인이다.
그 다음에 일어날 일은 잘 알 것이다. 새로운 인력이 회사를 그만두거나 회사가 “신규입사자는 우리 조직에 맞지 않는군” 이라는 말을 하며 회사에서 나가길 요구할 것이다. 이러한 일을 방지하기 위해서는 HR, 교육, 관리자/상사들간의 협력으로 어떠한 일이 있어도 오리엔테이션이 철저히 진행될 수 있도록 하여야 한다.
완벽히 구성된 인사부와 교육부, 또는 교육과 인사가 하나로 이루어진 부서가 있더라도 관리자/상사와의 파트너십은 강력한 오리엔테이션을 구성하는데 필요한 요소들을 저비용에 제공할 것이다. 신규입사자들을 성공적으로 유지할 수 있는 6가지 전략은 다음과 같다.
1. 신규입사자의 첫 출근은 상사가 사무실에 있는 날로 정한다.
기본적인 것이라고 생각되겠지만 지금까지 많은 조직에서는 신규입사자의 첫 출근 날 상사가 출장중인 경우가 많았다. 이러한 행동은 신입인력에게 상사가 그들의 첫 출근을 상관하지 않을 정도로 그들이 중요하지 않다라는 잘못된 메시지를 전달할 수 있다.
이렇게 출장이 발생한 경우 신규입사자에게 미리 연락을 취해 출장기간을 이야기하고 첫 출근에 같이 있을 수 없다는 유감을 표시해야 한다. 신규입사자를 위해 오리엔테이션이 준비되어있음을 알려주고 오리엔테이션 후 상사가 부재중인 동안 이들을 돌봐줄 수 있도록 다른 사원에게 부탁해 두어야 한다. 또는 간단히 신규입사자의 첫 출근을 상사가 사무실에 있는 날로 재조정한다.
2. 신규입사자가 도착 시 일할 수 있는 공간을 준비해 둔다.
반드시 신규입사자가 일할 수 있는 공간과 더불어 출입증, 컴퓨터 장비 등을 미리 준비해 두어야 하며 바로 사용 가능한 전화기, 사무가구, 직원 연락처 및 그 외 필요한 것들이 구비되어 있어야 한다.
오리엔테이션의 한 부분으로 IT 오리엔테이션이 있다. 이러한 형태의 교육은 컴퓨터 앞에서 직접 이루어 지는 것이 바람직하다. 이는 사전에 IT, HR에서 계획해야 한다.
직원들은 종종 많은 시간을 회사의 컴퓨터 시스템을 하나하나 살펴보며 제공되는 온라인서비스에 대해 터득한다. 이를 방지하기 위해서는 충분한 시간을 두고 신규입사자가 업무에 익숙해 질 때까지 랜케이블을 연결하지 않도록 한다.
3. 신규입사자에게 회사와 관련된 상황을 알려준다.
오리엔테이션의 한 부분으로 회사, 또는 경우에 따라 캠퍼스 투어가 진행되어야 한다. 만약 캠퍼스 투어일 경우 캠퍼스 지도를 사전에 배부하여 사무실을 찾아 올 수 있도록 한다. 직접 신규입사자와 함께 걸어 다니며 사무실 투어를 하고 마주치는 직원에 대한 설명 및 회사 문화에 대한 이야기를 나눈다. 만약 가능하다면 신규입사자를 모든 직원에게 소개시킨다. 어색한 상황을 연출하지 않으려면 신규입사자가 자신을 직접 소개하지 않을 수 있도록 배려한다.
또한 점심 식사는 시켜먹는지, 나가서 먹는지, 혹 아침식사가 제공되는지 등 신규입사자가 회사를 편하게 느낄 수 있는 정보를 제공한다.
4. 당연한 사항에 대해 알려준다.
신규입사자가 새로운 부서에 도착했을 때 상사는 그들의 직무내용을 같이 리뷰하며 조직과 상사의 기대수준에 대해 이야기 한다. 또한 상사를 화나게 하는 일을 미리 일러준다. (예를 들면 지각, 무단결석, ‘몰랐다’ 라는 대답, 연장근무가 불가능하다 등 무엇이든 상사에게 거슬리는 행동)
이 조직에서 성공하게 만드는 요소, 해당 부서가 정평 난 부분을(고객 서비스 또는 빠르고 정확한 대처능력 등) 알려주고 현재 인지하고 있는 이슈에 대해 알려주어 신규입사자가 그 부서와 회사의 일원임을 일깨워 준다.
5. 첫 몇 주간 신규입사자 교육을 진행한다.
우리는 신규입사자가 첫 몇 주 안에 그들의 직무를 통달할 수 있을 것이라 기대하지 않으므로 교육의 기회를 제공해야 한다. 가끔 조직은 아직 검증되지 않은 직원에게 투자하는 것을 꺼려하지만 만약 그러다가 그들이 회사를 그만두면 어떻게 한단 말인가?
조직은 첫 90일 안에 일어나는 이직사유가 바로 신규입사자에게 충분한 교육이 이루어 지지 않아서임을 이해하지 못한다.
교육의 주제는 새로운 직원이 즐겁고 생산성 있게 업무를 시작할 수 있는 주제들을 다루어야 한다. 예를 들면 회사만의 소프트웨어 프로그램 접근방법, 시스템을 통한 사무용품 주문 방법, 직원 평가 및 채용 또는 그 외 필수품 조달에 관한 사항 등이다. 교육 주제는 어떠한 직책, 사업분야에 근무하느냐에 따라 상이할 것이다.
6. 첫 주, 첫 한달, 그 후에도 종종 확인한다.
첫 90일의 근무 동안은 신기한 일이 생기지는 않는다. 하지만 첫 90일 동안 관리자/상사가 모르고 지나치는 이슈가 존재하지 않도록 30일 미니리뷰를 진행할 것을 권하고 싶다.
회사의 철학, 성과, 전문성 개발, 경력 기회 등에 대해 논하는 것은 다소 빠르다 생각할 수도 있지만 그렇지 않다. 만약 회사에 성과평가, 직무 순환, 승진 등의 정식 프로세스가 있다면 이는 신규입사자들로 하여금 체계있는 회사에 입사하게 되었음을 느끼게 해 주는데 큰 역할을 할 것이다.
직원들은 조직이 그들이 성공을 장려하는지 궁금해한다. 이는 상사를 포함한 모든 직원들이 잘하거나 또는 못한 점에 대해 피드백을 제공해주어야 한다는 뜻이다. 그들이 즉시 수정할 수 있는 간단한 사항들에 대해서는 피드백을 하지 않는 것이 좋다. 이는 미래에 문제를 야기할 뿐이다.
신규입사자를 맞이할 기대에 부풀어 있다면 먼저 보여줄 준비를 해야한다.
Training+Development 2009년 6월호, Katharine Giacalone
Insightgroup 상무
이 영 훈
