효과적인 리더 Onboarding

외부 영입 리더의 성공적 적응은 영입 리더 개인과 조직 모두에게 중요한 요소이다. 신임 리더의 성공적 적응을 위해 많은 조직들이 Onboarding Program을 활용한다.
신임 리더에 대한 효과적인 Onboarding 전략은 생산성을 향상시키고 구성원과의 관계를 원만하게 만든다. Onboarding Program은 조직과 개인의 니즈에 맞춰 섬세하게 설계될 필요가 있다. 리더의 Onboarding Program은 리더의 이탈을 막고 리더가 조직에 기여할 수 있도록 전략적으로 설계되어야 한다.
고성과 조직들은 신임 리더가 자력으로 살아남든지 아니면 도태되든지 그들에게 맡기는 방식을 활용하지 않는다. 그들은 신임 리더가 조직에 동화될 수 있도록 효과적인 Onboarding 전략을 활용한다. 고성과 조직들은 신임 리더에게 제공해야 하는 지원 시스템이 무엇인지 이해하고 있으며, 생산성 저하와 임원의 퇴직을 고려할 때 시간과 자원을 신입 임원이 성공하는 데 투자해야 한다는 것을 알고 있다.

신임 리더들의 의견

지난 2009년 Office of Personal Management(OPM), the Partnership for Public Service, Senior Executive Association이 개최한 Onboarding 포럼에서 신임 리더들은 그들의 Onboarding에 관한 의견을 제시했다.

신임 리더로서 가장 큰 문제는 무엇이었는가?
□ 아는 사람이 전혀 없는 조직으로 간다는 것
□ 원인과 해결책을 전혀 모르는 상태에서 재정적인 위기를 이어받으며 그것에 대해 책임져야 한다는 것
□ 신뢰를 구축하는 것

문제에 대처하는 데 도움이 되었던 것은 무엇이었는가?
□ 비서와 부장과의 교류
□ 60일 동안 선임자가 Guide를 제공하는 것

돌이켜 봤을 때, 어떠한 것이 더 필요했었는가?
□ 직원들이 선호하는 것을 좀 더 빨리 파악하는 것
□ 핵심 이사회 멤버, 정보의 소스 등 이사회에 대한 정보 습득

리더 Onboarding의 개선 사항은 무엇인가?
□ 신임 리더가 새로운 조직에 대해 학습할 수 있도록 지속적인 관리가 필요하다.
□ 신임 리더가 조직에 대해 질문하고 배울 수 있는 시간을 허용해야 한다.
□ 신임 리더가 조직에 관한 폭 넓은 시야를 확보할 수 있게 도와야 한다.

Onboarding의 Best Practice

미국 정부 기관(Federal Agency)들은 다음과 같은 원칙을 가지고 신임 리더의 조직 적응을 유도한다.
□ 신임 리더가 어떻게 해야 성공할 수 있고 승진할 수 있는가를 명시하라.
□ 정기적으로 신임 리더가 새로운 조직에 적응할 수 있는 기회를 제공하고, 그들이 질문하고 정보를 얻을 수 있는 환경을 조성하라.
□ 부임 첫날 조직에서 중요한 관계를 형성할 수 있도록 정보와 기회를 제공하라.
□ Business 니즈에 맞는 Onboarding 솔루션을 개발하라.
□ 신임 리더가 긍정적인 관계를 형성할 수 있는 핵심 동료와 관계자들을 정의하라.
□ Onboarding Process를 표준화 할 수 있는 Checklist를 만들어라.

Johnson & Johnson은 영입 임원의 특별한 니즈에 맞추어 Onboarding Program을 정교화했다. 예를 들면 외부 영입 임원은 내부 승진 임원과 다른 Onboarding Program을 적용한다. 내부 승진 임원 또한 성과관리 절차에서 규명된 그들의 Key Skill Gap에 따라 서로 다른 Onboarding Program의 적용을 받는다.

American Express는 ‘100-day Transition Plan’에 따라 HR Partner, Hiring Manager와 외부 코치가 적응을 돕게 하며 Onboarding 기간 동안 지속적인 지원을 아끼지 않는다.

Onboarding의 효과성 측정

효과적인 Onboarding Program을 갖춘 조직들은 조직의 전략 목표와 연계된 Onboarding 측정 지표를 가지고 있다. 이 조직들은 Onboarding으로 인한 리더의 Retention 효과를 측정하고 있으며, 비용 절감, 고객 만족(내ㆍ외부), 조직몰입도 등도 평가의 중요한 지표로 하고 있다.
많은 다양한 도구들이 Onboarding Program을 계획하고, 문서화하고 평가하는 데 도움을 준다. 이러한 도구 중 하나가 미국 회계 감사원(Government Accountability Office)의 Logic Model이다. 이 Model은 Program의 계획 수립, 문서화, 결과 보고, 프로그램 실행, 멘토링 및 평가에 대한 Guide를 제공한다. Federal Agency들은 Logic Model을 활용하여 신임 리더의 Onboarding의 단기, 중기, 장기 목표를 완성한다.

Onboarding Framework

Program의 성공적 수행을 위해 다음 사항들에 주의해야 한다.

첫 며칠 동안 조직은 다음과 같은 사항에 집중해야 한다.
□ 조직의 규칙과 절차에 대한 제공
□ 조직의 기대 사항의 명확한 제공
□ 핵심 이해관계자와의 시의적절한 커뮤니케이션 지원
□ 동료, 상사, 다른 이해관계자와의 정기적이고 효과적인 커뮤니케이션 절차 수립(이 절차는 업무 시작과 동시에 진행되며 지속적으로 진행)

첫 30일 동안 신임 리더는 다음 사항에 집중해야 한다.
□ 문화적 이슈의 이해
□ 전략적 우선사항에 대한 합의 도출
□ 90-day Plan 수립
□ Senior 리더십에 친숙해지고 새로운 환경에서의 잠재적 위험요인과 문제 영역이 무엇인가에 대한 결정
□ 현재 조직 구조의 개선 방안에 대한 고민

이후 30일 동안 신임 리더의 핵심 업무는 다음을 포함한다.
□ 초기 성공요인의 명확화
□ 학습해야 할 요소에 대한 규명
□ 상위 리더와 논의해야 할 액션 플랜의 완료
□ Executive Manager와 업무의 기대수준 및 필요 자원에 대한 정교화

60~90일 동안에는 신임 리더가 집중해야 할 사항은 다음과 같다.
□ 비전 수립
□ 초반의 성공을 지원할 액션 플랜의 개발과 실행
□ 핵심 이해관계자와의 관계 강화
□ 동료, 상사, 다른 이해관계자와의 지속적이고 효과적인 커뮤니케이션 유지

Pilot Program

2011년 Office of Personal Management(OPM)는 8개의 정부 기관과 Framework 초안을 시험했다. 초안은 3가지 유형의 새 Senior Executive, 즉 기관 내부에서 육성된 임원, 타 기관에서 영입된 임원, 정부 기관 밖에서 영입된 임원을 대상으로 했다. OPM은 조직이 리더 Onboarding Program과 실행을 위한 Business Case를 개발하는 데 도움이 될 매뉴얼을 제공했다. 이 매뉴얼에는 첫 1년 동안의 Onboarding Program을 개발하고 실행하는 데 중요한 단계별 중요 정보가 포함되어 있었다. 부임 후 며칠, 첫 30일, 30일~60일, 60일~90일, 90일~1년 단위로 집중해야 할 중요 사항이 포함되어 있었다.

Becoming Fully Productive

대부분의 신임 리더들은 성과를 창출하는 데 최소 6개월의 시간이 필요하다. 리더의 Onboarding Program은 대부분의 신임 리더들에게 발생하는 많은 문제를 방지하고 문제를 해결하게 해준다. 또 리더가 좀 더 유연하고, 효율적으로 조직에 적응할 수 있도록 하며, 좀 더 빠르고 효과적으로 새로운 역할을 수행하게 한다. 성공적인 Onboarding이 신임 리더 개인 뿐 아니라 조직의 장기적 성과 창출의 열쇠인 것이다.

◆ 출처 Training+Development Magazine 2012년 9월호 “Executive onboarding How to Hit the Ground Running”, by Cheryl Ndunguru Harvard Business School Press 2004년 “The First 90 Days”, by Michael Watkins